لسوء الحظ، كثيرًا ما نميل إلى إضاعة الوقت من خلال الانخراط في أنشطة غير منتجة، والمماطلة وإيجاد الطرق لتجنب المهام المهمة.
ومع ذلك، لحسن الحظ، يمكننا تحسين أداء الأشياء من خلال إدارة ما نقوم به ومتى نفعل ذلك.
بعض الاستراتيجيات الفعالة والمساعدة لإدارة الوقت
- قم بعمل قائمة مهام تحدد أولويات مهامك
قم بمعالجة المهام الأكثر إلحاحًا وصعوبة أولًا وعندما يكون تركيزك وطاقتك في ذروتها، لن تقوم بإنجاز المزيد فحسب، بل ستقوم بذلك في وقت أقل، ويمكن الاعتناء بالأعمال الأقل ضغطًا التي تتطلب تركيزًا وطاقة أقل.
- تذكر أن تأخذ فترات راحة قصيرة
من المهم أخذ فترات راحة، بحيث تمنحك الاستراحات فرصة لزيادة وتجديد النشاط وإعادة التركيز، فالعمل لفترة طويلة دون استراحة يؤدي إلى نتائج عكسية ويمكن أن يعطل جهودك في إدارة الوقت.
- تحديد إطار زمني لكل مهمة
تتقلص المهمة أو تنمو وَفْقًا لمقدار الوقت الذي تخصصه لها، ومن خلال تعيين إطار زمني لمهامك، فإنه يسمح لك باستخدام إدارة الوقت الفعالة على أكمل وجه. على سبيل المثال: عندما تمنح نفسك (30) دقيقة لإكمال مهمة، فمن المرجح أن تنهيها في (30) دقيقة أو أقل.
ومع ذلك، إذا أعطيت نفسك (45) دقيقة لإكمال نفس المهمة، يمكنك تضييقها وتمديدها دون داعٍ.
- اجمع المهام المتشابهة -أو ذات الصلة- معًا وقم بإنجازها جميعًا مرة واحدة
لن توفر فقط طاقتك من خلال عدم الذهاب ذهابًا وإيابًا لإكمال مهام مماثلة، بل ستوفر الوقت بالتأكيد. كمثال:
إذا كان عليك الخروج في مهمة لشراء اللوازم، فما الذي يمكنك القيام به أثناء القيادة؟ هل تحتاج إلى تجديد جواز السفر أو الترخيص؟ هل تريد إرسال شيء ما بالبريد؟
حتى إذا لم تكن بعض هذه المهام مستحقة بعد، يمكنك إنجازها على أيّ حال دون القيام برحلة منفصلة أو خاصة.
- استخدم مزيجًا من التقويم/جدول الأعمال
من أجل إدارة أنشطتك يجب أن تعرف ماذا وأين ومتى تحدث؟ وجود تقويم/ جدول أعمال/ منظم سيبقي كل هذه الأنشطة في المقدمة. هناك العديد من الأدوات الرائعة المتاحة مثل تقويم (Google) أو هاتفك الذكي أو أي جهاز كمبيوتر لأغراض إدارة الوقت الذي يساعدك على التنظيم على وتحديد أولويات مهمتك بشكل أفضل أيضًا.
- اعرف حدودك
من المنطقي أنه لا يمكن لأحد القيام بكل شيء طوال الوقت و/ أو القيام بذلك بسرعة، فإذا كنت تعلم أن لديك واجبات أو التزامات أخرى فلا تَخْشَ تفويض مهمة أو إزالتها تمامًا. إن محاولة تحقيق شيء وتعرف أنك لست مؤهلاً للقيام به سيكلفك الوقت، وليس توفيره، وليس هناك خطأ في الاعتراف بأنك لا تستطيع فعل شيء، لذلك لا تتردد في تعيين أو تفويض شخص آخر لإكماله.
مثال: محاولة إصلاح هذه الثقب في السقف عندما لا تكون لديك مهارات النجارة، فإن الوقت الذي تضيعه في القيام بذلك بشكل غير صحيح لن يكلفك سوى الوقت والمال على المدى الطويل.
- ترك الكمال
في كثير من الأحيان بالنسبة لأولئك ذوي الميول المثالية والكمالية، يقومون في إضاعة المزيد من الوقت في محاولة أن يكون العمل مثاليًّا في الإنجاز، حقيقةً لا تحتاج معظم الأشياء أن تكون مثاليَّة، هي فقط تحتاج أن تكون عملية. تتضمن أمثلة الكمالية: محاولة تحسين الأشياء باستمرار من خلال إعادة استخدامها، هاجس التفاصيل الصغيرة، فرض معايير عالية غير واقعية، سوف تتم خدمة مهارات إدارة الوقت لدينا بشكل أفضل إذا ركزنا على القيام بعمل جيد في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.
- تبسيط سير عملك
من خلال تبسيط مهامك، ستعمل بشكل أكثر ذكاءً وستنجز المهام في الوقت المناسب، وتتضمن طرق القيام بذلك: تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام صغيرة يمكن إدارتها، والقضاء على الخطوات غير الضرورية وتقييم وتبسيط العملية.
- إزالة التشتيت
تسمح لك إزالة التشتتات بالتركيز على المهمة التي تقوم بها، وفي نهاية المطاف إنجازها بسرعة أكبر وكفاءة أكبر، وتتضمن عوامل التشتيت: تصفح الإنترنت، والتحقق من رسائل البريد الإلكتروني، والرد على الهاتف عندما تكون في منتصف عملك، ومشاهدة التلفزيون، وتعمل مصادر التشتت أيضًا على مقاطعة سير العمل الخاص بك والذي قد يكون من الصعب استعادته.
من المؤكد أن إدارة الوقت الفعالة لا تُساهم فقط في النجاح، بل هي مشروطة به، راجع هذه الإستراتيجيات المفيدة وحاول تنفيذها في روتينك.
| للكاتب
| رامي محمد فلمبان